Przewodnik dla Nowego Pracownika

Od kodeksu postępowania, przez świadczenia i korzyści, po szczegóły dotyczące zatrudnienia, taki przewodnik dla nowego pracownika zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć własną politykę firmy.

Czym jest przewodnik dla pracowników?

Podręcznik pracownika to dokument, który komunikuje misję, politykę i oczekiwania Twojej firmy. Pracodawcy przekazują to pracownikom, aby wyjaśnić ich prawa i obowiązki, gdy są zatrudnieni w firmie.

Aby pomóc Ci zbudować najlepszy podręcznik dla pracowników, stworzyliśmy wskazówki, które zapewnią Ci przewagę w tworzeniu własnego dokumentu.

Oto, co powinno znaleźć się w przewodniku dla pracownika; nasze porady obejmują wszystkie ważne zasady podręcznika pracowniczego:

Podstawy zatrudnienia

Zasady dotyczące miejsca pracy

Kodeks postępowania

Wynagrodzenie i rozwój

Benefity i gratisy

Godziny pracy, PTO i wakacje

Rezygnacja i wypowiedzenie pracownika

Łącząc ze sobą te sekcje, możesz zbudować kompletny informator dla pracownika firmy. Pełna broszura zawiera te sekcje oraz wprowadzenie, dzięki czemu możesz powitać nowych pracowników w swojej firmie.

Oto nasz przewodnik po tym, co obejmuje każda sekcja, oraz wskazówki, jak opracować własny podręcznik dla nowego pracownika, pasujący do wymagań Twojej firmy:

Należy pamiętać, że przykłady i odpowiednie porady nie są dokumentami prawnymi i mogą nie uwzględniać wszystkich odpowiednich przepisów lokalnych lub krajowych.

Podstawy zatrudnienia

Ta sekcja ma głównie charakter informacyjny i pomaga w ustaleniu podstawowych definicji związanych z zatrudnieniem. Dzięki temu Twoi pracownicy zorientują się, jakie są warunki ich umowy i klasyfikacja stanowisk. Mogą wykorzystać tę sekcję jako źródło, z którego mogą skorzystać, gdy mają podstawowe pytania.

Jest to również dobre miejsce do ustalenia zasad dotyczących obecności. Możesz również wyjaśnić proces rekrutacji, aby przygotować przyszłych menedżerów ds. rekrutacji w Twojej firmie.

Oto zawartość naszego szablonu podstaw zatrudnienia:

Rodzaje umów o pracę. Zdefiniuj pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, a także stażystów, praktykantów i innych pracowników, których zatrudniasz.

Zatrudnienie równych szans. Jest to niezbędne oświadczenie, nie tylko ze względów prawnych, ale także w celu promowania kultury merytokracji i szacunku w Twoim miejscu pracy.

Proces rekrutacji i selekcji. Tutaj opisz zwykłe kroki w procesie rekrutacji. Ponadto, jeśli często przeprowadzasz kontrole przed zatrudnieniem, zdefiniuj etap, na którym menedżerowie zatrudniający mogą zlecić te kontrole, a nawet sposób ich obsługi. Podobnie, jeśli masz stały program poleceń lub jeśli często wydajesz nagrody za polecenie, jest to dobre miejsce na przedstawienie procedury i powiązanych wytycznych.

Frekwencja. Określ zasady dotyczące obecności: na przykład, co pracownicy powinni zrobić, gdy nie mogą zdążyć do pracy lub w jakich przypadkach możesz usprawiedliwić niezgłoszoną nieobecność.

Zasady dotyczące miejsca pracy

Ta sekcja opisuje, jakie jest i powinno wyglądać Twoje miejsce pracy. Chodzi o warunki, w jakich pracują Twoi pracownicy. Uwzględnij zasady, takie jak przeciwdziałanie molestowaniu oraz BHP w przewodniku dla pracownika, aby zbudować zgodne z prawem i przyjemne miejsce pracy, w którym Twoi pracownicy będą mogli się rozwijać.

Oto zasady wraz ze wskazówkami, jak dostosować je do własnego miejsca pracy:

Poufność i ochrona danych. Nasz szablon określa podstawowe zasady dotyczące ochrony informacji, ale musisz go zmodyfikować, aby uwzględnić konkretne przepisy obowiązujące w Twojej firmie. Wspomnij o tych przepisach oraz o tym, jak zapewniasz ich przestrzeganie, a także o tym, czego oczekujesz od pracowników.

Molestowanie i przemoc. Szacunek do i od współpracowników jest ważną częścią harmonijnego życia zawodowego. W tej sekcji możesz zdecydowanie wyrazić swoje zaangażowanie w eliminację nękania i przemocy w miejscu pracy. Zdefiniujesz również, co liczy się jako nękanie, a także przedstawisz możliwe reperkusje.

Bezpieczeństwo i zdrowie w miejscu pracy. W tej części zostaną przedstawione wytyczne, których muszą przestrzegać pracownicy, aby zapewnić zdrowe i bezpieczne miejsce pracy. Możesz dodać działania podjęte przez Twoją firmę w celu zapewnienia zgodności z przepisami BHP, a także ochrony pracowników wykonujących niebezpieczne prace lub w sytuacjach awaryjnych.

Kodeks postępowania

Twój Kodeks Postępowania stanowi ramy postępowania pracowników. Opiszesz, jak oczekujesz, że pracownicy będą traktować innych, niezależnie od tego, czy są to koledzy, partnerzy, klienci czy interesariusze zewnętrzni. Chodzi o etykę i zaufanie – oraz budowanie bezpiecznej i profesjonalnej przestrzeni dla wszystkich.

Aby pracować nad własnym kodeksem postępowania, skorzystaj z poniższych sekcji:

Kodeks ubioru. Tutaj możesz podać dress code swojej firmy — nawet jeśli go nie masz. Pracownicy powinni wiedzieć, co mogą, a czego nie mogą nosić. Jak najwięcej opisać wymagania; na przykład, co oznacza „strój formalny” dla Twojej firmy?

Cyberbezpieczeństwo i urządzenia cyfrowe. Dotyczy korzystania z Internetu, firmowych telefonów komórkowych, firmowej poczty e-mail i mediów społecznościowych (zarówno firmowych, jak i osobistych). Wyznaczaj wytyczne bez zbytniego ograniczania się do pracowników; większość ludzi oczekuje pewnej swobody w tych sprawach, o ile przestrzegają wytycznych dotyczących bezpieczeństwa i ochrony danych.

Konflikt interesów. Tutaj możesz opisać, co stanowi konflikt interesów, co pracownicy mogą zrobić w obliczu takiego konfliktu i jakie są konsekwencje świadomego łamania odpowiednich przepisów lub zasad firmy.

Relacje pracownicze i braterstwo. Podczas gdy wiele firm jest elastycznych, jeśli chodzi o zaprzyjaźnianie się pracowników lub umawianie się na randki, konieczne są pewne zasady, aby uniknąć plotek lub nieprofesjonalnych scen.

Zatrudnienie krewnych. Ta sekcja jest ważna, aby uniknąć oskarżeń o nepotyzm i faworyzowanie. Podaj konkretne wytyczne dotyczące stosunków pracy dozwolonych między krewnymi w Twojej firmie.

Odwiedzający miejsce pracy. To kwestia bezpieczeństwa, ochrony danych i mienia firmy. Opisz proces przyprowadzania gości na teren firmy, aby upewnić się, że pracownicy są zawsze czujni i odpowiedzialni.

Pozyskiwanie i dystrybucja. W tej sekcji możesz odnieść się do podejmowanych przez osoby z zewnątrz lub pracowników prób pozyskiwania lub rozpowszechniania ulotek, produktów lub usług oraz do sposobu, w jaki pracownicy mogą postępować w takich przypadkach.

Wynagrodzenie i rozwój

Ta część wyjaśnia, w jaki sposób płacisz i nagradzasz pracowników za ich pracę oraz pomagasz im się rozwijać. Poprzez te zasady pokazujesz, że cenisz pracowników i motywujesz ich do dalszej współpracy z Tobą.

Aby nad tym popracować, zapoznaj się z naszym szablonem wynagrodzeń i rozwoju, zawierającym następujące sekcje:

Status odszkodowań i lista płac. Możesz wyjaśnić ramy prawne i wyjaśnić zasady dotyczące nadgodzin. Możesz również wspomnieć, w które dni pracownicy otrzymują pensję.

Zarządzanie wydajnością. Ta sekcja pomaga pracownikom zrozumieć, w jaki sposób będą oceniane ich wyniki, a także przygotowuje menedżerów do pełnienia obowiązków kierowniczych. Możesz wspomnieć o celach przeglądów wyników oraz o tym, jak oczekujesz, że menedżerowie będą kierować swoim zespołem.

Szkolenia i rozwój pracowników. To Twoja szansa na podkreślenie dużej części Twojej strategii retencji — upewnienie się, że pracownicy poprawią się osobiście i zawodowo. Możesz wspomnieć o możliwościach szkoleniowych i budżetach na edukację, jeśli takie istnieją.

Benefity i gratisy

Czy kiedykolwiek pracownik powiedział coś w stylu: „Ojej, nie wiedziałem, że mamy zniżkę na siłownię”? Jest prawdopodobne: często pracownicy nie są świadomi pełnego zakresu korzyści i profitów, jakie oferuje Twoja firma. Ta sekcja pomoże ci dobrze informować pracowników w tej sprawie.

Nasz szablon benefitów i gratisów zawiera następujące sekcje (ale dodaj własne unikalne korzyści):

Zdrowie pracowników. Może to być wszystko, od prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego, przez członkostwo na siłowni, po programy odnowy biologicznej.

Kompensacja pracowników. Opisz proces, który pracownicy powinni przestrzegać w przypadku odniesienia obrażeń w pracy i jakie korzyści zaoferujesz. Zmodyfikuj nasz szablon w oparciu o przepisy obowiązujące w Twojej okolicy.

Praca w domu. Coraz większą popularnością cieszy się możliwość pracy w domu. Określ, w jaki sposób pracownicy mogą poprosić o pracę zdalną i jakich zasad powinni przestrzegać (na przykład cyberbezpieczeństwo w domu). Opisz również zasady dotyczące pracowników na stałe zdalnych.

Wydatki pracownicze. Wskaż, które wydatki związane z pracą pokryjesz i jak wygląda proces ubiegania się o zwrot kosztów.

Samochód służbowy. Jeśli oferujesz samochody służbowe jako benefit, poinformuj pracowników, jak oczekujesz od nich zachowania podczas korzystania z samochodu i jakie wydatki pokryjesz (np. paliwo i opłaty drogowe).

Parking. Podobnie jak w przypadku benefitu na samochód służbowy, jeśli oferujesz bezpłatny parking przy biurze, poinformuj pracowników, jak zarządzać przydzielonym im miejscem. Jeśli masz ograniczoną liczbę miejsc parkingowych do rozdania, określ kryteria, których używasz do przydzielania tych miejsc.

Sprzęt wydany przez firmę. Jeśli przekazujesz pracownikom sprzęt (np. telefony, laptopy itp.), poinformuj ich, jak powinni się tym zająć. Wspomnij również, co się dzieje, gdy sprzęt zostanie skradziony lub uszkodzony.

Godziny pracy, PTO i wakacje

To jedna z sekcji, na których pracownikom najbardziej będzie zależeć. Dołączając do Twojej firmy, chcą dowiedzieć się, jak mogą dzielić swój czas między pracę i wypoczynek lub obowiązki poza pracą.

Opracuj własne odpowiednie zasady, na podstawie poniższych sekcji:

Godziny pracy i płatny czas wolny (PTO – paid time off). Podaj godziny pracy w całej firmie i wszelkie wyjątki. Następnie podaj liczbę płatnych dni wolnych, które zapewniasz pracownikom i wyjaśnij proces wnioskowania o PTO.

Wakacje. Wymień wszystkie święta przestrzegane przez Twoją firmę i wyjaśnij, jak je zrekompensujesz, jeśli pracownicy będą musieli pracować w te dni.

Zwolnienie lekarskie. Przedstaw, co prawo zobowiązuje Cię do zaoferowania pracownikom i dodaj dodatkowe świadczenia z tytułu zwolnień chorobowych, które zdecydowałeś się zaoferować. Możesz podać zarówno definicje krótkotrwałej, jak i długotrwałej choroby.

Urlop żałobny. Daj kilka dni urlopu żałobnego pracownikom, którzy stracili ukochaną osobę — jest to przywilej współczucia, który może pomóc w nawiązaniu z pracownikami relacji opartych na zaufaniu.

Obowiązki jury i głosowanie. Opisz przepisy dotyczące urlopów na te obowiązki obywatelskie i jakie dokumenty pracownicy mogą mieć ze sobą.

Urlop rodzicielski. Może to obejmować urlopy ojcowskie i macierzyńskie przewidziane prawem lub sponsorowane przez firmę dla pracowników, którzy mają lub adoptują dziecko. Możesz również uwzględnić świadczenia dotyczące zasiłków rodzicielskich, takie jak kilka godzin wolnego na udział w spotkaniach szkolnych.

Rezygnacja i wypowiedzenie pracownika

Jeśli coś nie wyjdzie, pracownicy muszą mieć wyobrażenie o tym, jak zakończy się ich stosunek pracy z Twoją firmą. Zwłaszcza jeśli w grę wchodzi proces dyscyplinarny.

Stworzyliśmy szablon „Opuszczenie naszej firmy”, aby rozwiązać istotne problemy:

Postępująca dyscyplina. Przeanalizuj etapy procesu progresywnej dyscypliny i sposób, w jaki menedżerowie sobie z tym poradzą.

Rezygnacja. W przypadku rezygnacji pracownik musi wiedzieć, jaki powinien być jego okres wypowiedzenia oraz jak przebiega proces rezygnacji. Jest to również dobra okazja, aby zająć się kwestiami takimi jak zwrot czesnego lub relokacji i wyraźnie zakazać przymusowej rezygnacji.

Zakończenie. Określ obowiązujące przepisy i własny wewnętrzny proces zwalniania pracowników. Wspomnij o warunkach przyznawania odpraw oraz o sposobie rekompensowania pozostałego urlopu i zwolnienia chorobowego.

Bibliografia. Dodaj mały komentarz dotyczący nadawania referencji pracownikom, którzy zrezygnowali lub zostali zwolnieni. Na przykład, jeśli pracownik został zwolniony z uzasadnionych przyczyn, masz prawo odmówić przedstawienia mu referencji.

Wniosek

Możesz użyć konkluzji, aby powiadomić o przyszłych zmianach i poprosić pracowników o potwierdzenie przeczytania przewodnika dla nowego pracownika.

Zamknij jednak informator dla pracowników w pozytywnym tonie. Powtórz, jak bardzo jesteś szczęśliwy, że pracownik teraz z Tobą pracuje i powitaj go w swoim zespole. Poszukaj inspiracji w przykładowych broszurach dla pracowników, ale upewnij się, że piszesz tonem i głosem swojej firmy.