REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG PROJEKTOWYCH (OGÓLNE WARUNKI WSPÓŁPRACY) GRAFIKOLA.PL

Obowiązuje od 01.10.2025 r. dla ofert przesłanych od tej daty.

§ 1. Postanowienia wstępne

1. Niniejszy dokument, zwany dalej „Regulaminem” lub „OWU”, określa zasady świadczenia usług projektowych przez Grafikola.pl, NIP: 777-217-28-16, zwanego dalej „Wykonawcą”.
2. Klientem, zwanym dalej „Zleceniodawcą”, jest podmiot (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna) zlecający Wykonawcy realizację usług projektowych.
3. Regulamin skierowany jest wyłącznie do przedsiębiorców (współpraca B2B). Wykonawca nie świadczy usług na rzecz konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. Zleceniodawca oświadcza, że zamawiane usługi pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą lub zawodową i mają dla niego charakter zawodowy.
4. Regulamin stanowi integralną część każdej umowy lub zlecenia (dalej „Umowa”) zawieranego między Wykonawcą a Zleceniodawcą, o ile Strony nie postanowią inaczej w formie pisemnej lub mailowej.
5. Wykonawca przekazuje Zleceniodawcy Regulamin wraz z ofertą (w załączniku lub w formie linku) przed zawarciem Umowy. Stosuje się wersję Regulaminu obowiązującą w dniu przesłania oferty. Akceptacja oferty lub opłacenie faktury proforma jest równoznaczne z zapoznaniem się z Regulaminem i jego pełną akceptacją.

§ 2. Zawarcie Umowy i Przedmiot Umowy

1. Zawarcie Umowy następuje poprzez akceptację przez Zleceniodawcę przedstawionej oferty oraz opłacenie zadatku na podstawie faktury proforma.
2. Odpowiedź Zleceniodawcy na ofertę, np. o treści „Akceptuję warunki umowy” lub „Potwierdzam zlecenie”, jest równoznaczna z zawarciem wiążącej Umowy na warunkach określonych w ofercie i w Regulaminie.
3. Osoba składająca w imieniu Zleceniodawcy oświadczenia, w tym akceptująca ofertę, oświadcza, że jest umocowana do reprezentowania Zleceniodawcy.
4. Przedmiotem Umowy jest realizacja usług projektowych, w szczególności projektów graficznych katalogów, opakowań, etykiet produktowych oraz innych materiałów marketingowych (zwanych dalej „Projektem”), zgodnie ze specyfikacją i zakresem (np. pakietem) ustalonym w ofercie.
5. Wykonawca zobowiązuje się wykonać wyłącznie prace wyszczególnione w zaakceptowanej ofercie. Usługi dodatkowe (np. zlecanie druku, dodatkowe wersje językowe, zmiany wykraczające poza ustaloną liczbę korekt) wymagają odrębnej wyceny i potwierdzenia przez Wykonawcę. Wykonawca może odmówić realizacji usług dodatkowych bez podania przyczyny.

§ 3. Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Wynagrodzenie za Projekt ustalane jest indywidualnie w oparciu o ofertę lub wybrany Pakiet dostępny na stronie Wykonawcy.
2. Wszystkie ceny w ofertach są cenami netto, do których należy doliczyć VAT w obowiązującej stawce. Zleceniodawca wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, w tym za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, o ile przepisy tego wymagają.
3. Wynagrodzenie płatne jest jednorazowo (w dwóch częściach: zadatek i płatność końcowa) lub w modelu transzowym, zależnie od charakteru i przewidywanego czasu trwania Projektu:
   a) Zadatek: płatny na podstawie faktury proforma przed rozpoczęciem prac, w wysokości określonej w ofercie lub Pakiecie (zazwyczaj 50% wartości zlecenia lub kosztów stałych).
   b) Transza wyrównująca: jeśli po Warsztacie Strategicznym MTK zakres Projektu przekracza zakres przyjęty w wycenie wstępnej (np. większa liczba stron wzorcowych), Wykonawca wystawia fakturę na różnicę. Jej opłacenie jest warunkiem rozpoczęcia właściwego składu.
   c) Transze dodatkowe: przy Projektach realizowanych etapowo, z Materiałami dostarczanymi w częściach, lub wymagających prac wykraczających poza specyfikację (§ 6 ust. 6), Wykonawca może wystawiać bieżące faktury za prace dodatkowe w cyklu odpowiadającym rytmowi prac. Opłacenie każdej transzy jest warunkiem kontynuacji prac nad kolejnym etapem.
   d) Płatność końcowa: pozostała część wynagrodzenia, płatna na podstawie faktury VAT po ostatecznej akceptacji Projektu, przed przekazaniem plików wynikowych (produkcyjnych lub źródłowych).
4. Zadatek. Pierwsza wpłata (ust. 3 lit. a) stanowi zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego.
   a) W razie wykonania Umowy zadatek zalicza się na poczet wynagrodzenia.
   b) W razie niewykonania Umowy z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy Wykonawca może od Umowy odstąpić i zachować zadatek, który pokrywa koszty analizy wstępnej, rezerwacji terminu w kalendarzu i przygotowania do realizacji. Zachowanie zadatku nie wyłącza prawa Wykonawcy do wynagrodzenia za wykonane prace (§ 7) ani do odszkodowania na zasadach ogólnych.
   c) Za niewykonanie Umowy z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy uznaje się w szczególności jego rezygnację ze zlecenia, naruszenie Regulaminu oraz bezskuteczny upływ terminu dodatkowego, o którym mowa w lit. d.
   d) Procedura w razie bezczynności. Jeżeli Zleceniodawca nie podejmuje czynności niezbędnych do realizacji Projektu (w szczególności nie dostarcza Materiałów, nie udziela feedbacku, decyzji lub akceptacji albo nie opłaca transzy), Wykonawca wzywa go mailowo do ich podjęcia w dodatkowym terminie nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych, z zagrożeniem odstąpienia od Umowy i utraty zadatku. Bezskuteczny upływ tego terminu stanowi niewykonanie Umowy z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy. W razie rezygnacji wyrażonej wprost przez Zleceniodawcę wezwanie nie jest wymagane.
   e) Odstąpienie od Umowy Wykonawca składa w formie wiadomości e-mail.
5. Niewykonanie Umowy przez Wykonawcę. Strony wyłączają uprawnienie Zleceniodawcy do żądania sumy dwukrotnie wyższej niż zadatek (art. 394 § 1 KC). W razie niewykonania Umowy z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca, Wykonawca zwraca zadatek w kwocie wpłaconej, a dalsza odpowiedzialność podlega ograniczeniom z § 13.
6. Charakter zadatku dotyczy wyłącznie pierwszej wpłaty (ust. 3 lit. a). Transza wyrównująca i transze dodatkowe (ust. 3 lit. b–c) są wynagrodzeniem za prace wykonane lub bezpośrednio poprzedzające dany etap i rozliczane są na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.
7. Warunek rozpoczęcia prac. Przystąpienie do realizacji Projektu, w tym rezerwacja terminu Warsztatu Strategicznego MTK, następuje po zaksięgowaniu zadatku. Zmiana lub odwołanie terminu Warsztatu przez Zleceniodawcę na mniej niż 48 godzin przed spotkaniem uprawnia Wykonawcę do uznania zarezerwowanego czasu za wykorzystany albo do wyznaczenia nowego terminu za opłatą odpowiadającą stawce godzinowej Wykonawcy za zarezerwowany czas.
8. Termin wpłaty zadatku. Brak wpłaty w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania faktury proforma uprawnia Wykonawcę do anulowania zarezerwowanego terminu prac.
9. Terminy płatności. Faktury (inne niż proforma) płatne są w terminie 7 dni od daty wystawienia, o ile oferta nie stanowi inaczej. W razie opóźnienia Wykonawcy przysługują odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata przewidziana w przepisach o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Wykonawca może wstrzymać prace i wydanie plików do czasu zapłaty.
10. Wydanie plików i licencja. Warunkiem przekazania plików wynikowych oraz udzielenia licencji (lub przeniesienia praw w przypadku wykupu plików źródłowych wg § 9) jest uregulowanie całości wynagrodzenia (ust. 3 lit. d).

§ 4. Obowiązki Stron i Materiały

1. Wykonawca wykonuje Projekt z należytą starannością, zgodnie z najlepszą wiedzą oraz ustaleniami zawartymi w ofercie.
2. Warunkiem terminowej i prawidłowej realizacji jest dostarczenie przez Zleceniodawcę kompletnych, ostatecznych i poprawnych materiałów (zwanych dalej „Materiałami”), w szczególności (zależnie od Projektu):
   • wszystkich tekstów w ostatecznej, sprawdzonej i zredagowanej formie (opisy, składy, dane, hasła, treści merytoryczne),
   • specyfikacji technicznej i siatki wykrojnika (die-line) od drukarni w formacie wektorowym (opakowania, etykiety),
   • kodów kreskowych (np. EAN) w formacie wektorowym,
   • logotypów, certyfikatów i znaków (np. „bio”, „vegan”, znaki recyklingu) w odpowiedniej jakości,
   • zdjęć, danych technicznych, tabel itp. (katalogi).
3. Zleceniodawca ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność merytoryczną, językową, gramatyczną i prawną Materiałów, w tym tłumaczeń. Wykonawca nie weryfikuje poprawności merytorycznej ani prawnej Materiałów i nie jest zobowiązany do ich korekty.
4. Prawa do Materiałów. Zleceniodawca oświadcza, że posiada wszelkie prawa do Materiałów (w tym zdjęć, logotypów, znaków towarowych, tekstów, rysunków, fontów) oraz prawo do ich wykorzystania w Projekcie i przekazania Wykonawcy w tym celu. W razie roszczeń osób trzecich związanych z Materiałami Zleceniodawca zwalnia Wykonawcę od odpowiedzialności i pokrywa uzasadnione koszty, w tym koszty pomocy prawnej oraz zasądzone lub ugodowo ustalone kwoty.
5. Zleceniodawca udziela informacji zwrotnej (feedbacku) na poszczególnych etapach nie później niż w ciągu 3–5 dni roboczych.
6. Materiały wygenerowane przez AI. Jeżeli Zleceniodawca przekazuje grafiki, mockupy, wizualizacje lub inne materiały wygenerowane przy pomocy narzędzi AI jako inspirację lub punkt odniesienia dla stylu Projektu:
   a) traktowane są wyłącznie jako materiał poglądowy/inspiracyjny, nie jako projekt ani plik produkcyjny;
   b) Zleceniodawca oświadcza, że ma prawo do ich przekazania, a ich wykorzystanie jako inspiracji nie narusza praw osób trzecich; Wykonawca nie weryfikuje i nie odpowiada za ich status prawnoautorski;
   c) finalny Projekt jest odrębną, autorską pracą Wykonawcy i może różnić się od materiału inspiracyjnego w zakresie wykonania technicznego, kompozycji szczegółów oraz efektów wizualnych niemożliwych do uzyskania w druku (np. fotorealistyczne tekstury, oświetlenie charakterystyczne dla renderów AI);
   d) jeżeli przekazane materiały (np. logotyp) mają być użyte bezpośrednio w Projekcie, a nie są dostępne w wektorowym formacie gotowym do druku, ich odtworzenie lub przygotowanie do produkcji jest odrębnie wycenianą usługą.
7. Poufność po stronie Wykonawcy. Wykonawca nie udostępnia osobom trzecim niepublicznych Materiałów ani plików Projektu Zleceniodawcy, z wyjątkiem (i) prezentacji w portfolio zgodnie z § 10, (ii) dostawców narzędzi i usług informatycznych oraz podwykonawców, których wykorzystuje przy realizacji Projektu.

§ 5. Klauzula Pauzy Projektu i opóźnienia

1. Paragraf reguluje opóźnienia wynikające z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy.
2. W razie wstrzymania prac z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy (w szczególności braku kompletnych Materiałów, braku feedbacku, decyzji lub akceptacji etapów) na okres dłuższy niż 21 dni kalendarzowych Projekt zostaje automatycznie wstrzymany („spauzowany”).
3. W czasie pauzy Wykonawca może podejmować inne zlecenia, a termin realizacji Projektu ulega przedłużeniu o czas pauzy oraz o czas potrzebny na ponowne wdrożenie się w prace (nie krótszy niż 14 dni roboczych).
4. Opłata reaktywacyjna. Wznowienie spauzowanego Projektu następuje po ustaleniu nowego harmonogramu i opłaceniu przez Zleceniodawcę opłaty reaktywacyjnej w wysokości 500 PLN netto. Opłata pokrywa koszt ponownego zapoznania się z dokumentacją, analizy dotychczasowych prac i reorganizacji kalendarza Wykonawcy.
5. W czasie pauzy Wykonawca może wezwać Zleceniodawcę zgodnie z § 3 ust. 4 lit. d. Po bezskutecznym upływie terminu dodatkowego Wykonawca może odstąpić od Umowy, zachowując zadatek (§ 3 ust. 4) oraz prawo do wynagrodzenia za wykonane prace (§ 7). Do czasu odstąpienia przez Wykonawcę wznowienie Projektu jest możliwe na zasadach ust. 4.

§ 6. Realizacja Projektu, poprawki i akceptacja

1. Terminy realizacji określone w ofercie mają charakter orientacyjny, liczone są w dniach roboczych od łącznego spełnienia dwóch warunków: (1) zaksięgowania zadatku oraz (2) dostarczenia kompletnych Materiałów (§ 4), i ulegają przedłużeniu o czas opóźnień Zleceniodawcy, dosyłek Materiałów, oczekiwania na feedback oraz akceptacje.
2. Praca etapowa (Zasada Pracy Blokowej). Przy Projektach z Materiałami dostarczanymi w częściach prace realizowane są partiami: skład partii, akceptacja, „zamrożenie” etapu. Po zakończeniu partii, do czasu dostarczenia kolejnej, Wykonawca realizuje inne zlecenia, a czas oczekiwania Zleceniodawcy zależy od obłożenia Wykonawcy. Powrót do zamkniętego etapu oraz obsługa każdej dosyłki Materiałów (Batch) są usługami dodatkowymi rozliczanymi wg stawki godzinowej.
3. Liczba tur poprawek wliczonych w cenę określona jest w ofercie.
4. „Tura poprawek” to jedna zbiorcza lista uwag przesłana w jednym mailu (lub dokumencie) po prezentacji danego etapu. Rozbijanie uwag na wiele wiadomości lub zgłaszanie ich telefonicznie bez potwierdzenia mailowego nie jest traktowane jako tura poprawek.
5. Osoba kontaktowa. Zleceniodawca wskazuje jedną osobę odpowiedzialną za zbieranie uwag i akceptacje. Oświadczenia i akceptacje tej osoby wiążą Zleceniodawcę. Wykonawca nie odpowiada za sprzeczne wytyczne zgłaszane przez inne osoby.
6. Prace nieujęte w ofercie, w tym dodatkowe tury poprawek ponad liczbę z oferty, podlegają odrębnej wycenie i akceptacji.
7. Zmiana koncepcji. Poprawki nie obejmują zmiany fundamentalnych założeń Projektu ani koncepcji „master” po jej akceptacji. Zgłoszenie żądania przygotowania całkowicie nowej koncepcji (po przedstawieniu propozycji zgodnych z briefem) jest nowym, odrębnie płatnym zleceniem.
8. Zleceniodawca zgłasza uwagi lub akceptację w ciągu 3–5 dni roboczych od prezentacji. Brak odpowiedzi w tym terminie (po przypomnieniu Wykonawcy) jest równoznaczny z akceptacją i uprawnia Wykonawcę do wystawienia faktury końcowej.
9. Ostateczna akceptacja Projektu (w formie mailowej) zamyka prace i jest podstawą do przygotowania plików wynikowych. Każda zmiana zgłoszona po ostatecznej akceptacji jest usługą dodatkową rozliczaną wg cennika Wykonawcy.

§ 7. Rezygnacja ze zlecenia (odstąpienie od Umowy)

1. Z uwagi na charakter usług (dzieła na indywidualne zamówienie, treści cyfrowe) Zleceniodawcy jako przedsiębiorcy nie przysługuje prawo odstąpienia na zasadach konsumenckich.
2. W razie rezygnacji po wpłaceniu zadatku, a przed rozpoczęciem prac, zadatek nie podlega zwrotowi.
3. W razie rezygnacji po rozpoczęciu prac (np. po prezentacji pierwszej koncepcji) Zleceniodawca zapłaci wynagrodzenie za dotychczas wykonane prace w kwocie nie mniejszej niż zadatek. Jeśli zakres wykonanych prac przekracza wartość zadatku, Zleceniodawca płaci wynagrodzenie proporcjonalne do prac, obliczone na podstawie roboczogodzin Wykonawcy lub procentowego zaawansowania Projektu. Zadatek zalicza się na poczet tej kwoty.
4. W razie rezygnacji na dowolnym etapie po rozpoczęciu prac Wykonawca nie jest zobowiązany do przekazania plików, materiałów roboczych ani wyników prac. Wynagrodzenie stanowi rekompensatę za poniesione koszty i zarezerwowany czas, a nie zapłatę za częściowy, niedokończony Projekt. Prawa do koncepcji pozostają przy Wykonawcy (§ 12).
5. Wykonawca może odstąpić od Umowy:
   a) ze skutkiem natychmiastowym w razie naruszenia § 12 lub innego rażącego naruszenia Regulaminu przez Zleceniodawcę;
   b) w razie braku płatności w terminie lub wstrzymania prac z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy dłużej niż 21 dni kalendarzowych (§ 5), po bezskutecznym upływie terminu dodatkowego z § 3 ust. 4 lit. d. W obu przypadkach Wykonawca zachowuje zadatek (§ 3 ust. 4) i prawo do wynagrodzenia za wykonane prace (ust. 3).
6. Współpraca opiera się na wzajemnym szacunku. Wykonawca może odstąpić od Umowy ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia zasad kultury osobistej, w szczególności gróźb, agresji słownej, wulgaryzmów, prób zastraszania (w tym sugerowania działań na szkodę wizerunku Wykonawcy). Zleceniodawca płaci wówczas za prace wykonane do momentu odstąpienia.

§ 8. Pliki wynikowe i odpowiedzialność za druk

1. Po akceptacji Projektu i uregulowaniu całości wynagrodzenia (§ 3 ust. 3 lit. d i ust. 10) Wykonawca przekazuje pliki wynikowe.
2. Pliki wynikowe są przekazywane w formacie zamkniętym (np. PDF, JPG), zgodnie ze specyfikacją techniczną otrzymaną od Zleceniodawcy.
3. Akceptacja Projektu do druku lub publikacji oznacza, że Zleceniodawca zweryfikował dane merytoryczne (dane teleadresowe, linki, ceny, kody EAN, parametry, ortografię i interpunkcję). Wykonawca nie odpowiada za błędy merytoryczne i językowe niewychwycone na etapie weryfikacji, odpowiada natomiast za własne błędy techniczne.
4. Wykonawca przygotowuje pliki do druku zgodnie z najlepszą wiedzą poligraficzną i specyfikacją dostarczoną przez Zleceniodawcę lub jego drukarnię. Nie odpowiada za błędy powstałe w druku (np. różnice kolorystyczne, błędy pasowania, błędne cięcie) wynikające z winy drukarni, błędnej lub niekompletnej specyfikacji albo zaniechania Zleceniodawcy.
5. Obowiązek proofa. Zleceniodawca jest zobowiązany do akceptacji wydruku próbnego („proofa” lub „hard proofa”) w drukarni przed zleceniem pełnego nakładu. Zaniechanie proofa i akceptacja druku „w ciemno” następuje na wyłączne ryzyko Zleceniodawcy.

§ 9. Prawa autorskie, licencje i pliki otwarte

1. Licencja standardowa. Z chwilą zaksięgowania całości wynagrodzenia Wykonawca udziela Zleceniodawcy niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo licencji na korzystanie z plików wynikowych (PDF/JPG) na polach eksploatacji: druk i zwielokrotnianie, wprowadzanie do obrotu oraz publikacja cyfrowa (w tym na stronach internetowych, w mediach społecznościowych i w wysyłce mailowej). Licencja obejmuje prawo udostępniania plików drukarni i partnerom handlowym Zleceniodawcy w zakresie niezbędnym do korzystania z nich na wskazanych polach.
2. Zastrzeżenie praw do layoutu. Licencja obejmuje wyłącznie wykorzystanie wyeksportowanego pliku w jego pierwotnej, niezmienionej postaci. Autorskie prawa majątkowe do koncepcji graficznej, układu stron (layoutu), struktury, typografii i elementów kompozycyjnych pozostają własnością Wykonawcy.
3. Pliki otwarte i przeniesienie praw (Opcja Premium).
   a) Przeniesienie autorskich praw majątkowych do Projektu oraz przekazanie plików otwartych (np. .indd, .idml, .ai, .psd) następuje wyłącznie w razie wykupienia Opcji Premium.
   b) Koszt wykupu to +65% całkowitej wartości zlecenia netto (cena pakietu oraz wszystkie prace dodatkowe i strony ponad limit).
   c) Wykup możliwy jest w trakcie realizacji lub do 6 miesięcy od zakończenia zlecenia, zgodnie z okresem archiwizacji (§ 11).
   d) Przeniesienie praw wymaga odrębnej umowy zawartej w formie pisemnej pod rygorem nieważności i następuje po zapłacie. Obejmuje Projekt i jego pliki źródłowe oraz zezwolenie na wykonywanie zależnych praw autorskich w zakresie niezbędnym do aktualizacji i rozbudowy materiałów Zleceniodawcy. Nie obejmuje narzędzi, skryptów, bibliotek, know-how i ogólnych rozwiązań warsztatowych Wykonawcy ani elementów należących do osób trzecich (np. fonty, zdjęcia stockowe).
4. Zakaz kopiowania i odtwarzania layoutu. Bez wykupu Opcji Premium Zleceniodawca nie jest uprawniony ani samodzielnie, ani przez osoby trzecie, do modyfikowania, kopiowania, odtwarzania lub „przerysowywania” layoutu, struktury stron ani stylów stworzonych przez Wykonawcę w celu aktualizacji lub tworzenia nowych materiałów. Zakaz obowiązuje także po zakończeniu współpracy i po upływie okresu archiwizacji oraz usunięciu plików z serwera Wykonawcy (§ 11).
5. Fonty. Przekazanie plików otwartych lub udzielenie licencji nie obejmuje licencji na użyte kroje pism. Domyślnie teksty w plikach źródłowych zamieniane są na krzywe. Do edycji tekstów Zleceniodawca musi posiadać własne, legalne licencje na dany font.
6. Wycena Opcji Premium po aktualizacjach. Gdy wykup następuje po płatnych aktualizacjach, podstawą obliczenia kwoty (+65%) jest suma wszystkich faktur netto wystawionych w ramach Projektu (bazowego, aktualizacji i prac dodatkowych). Każda płatna aktualizacja wykonana przed upływem 6 miesięcy odnawia okres archiwizacji o kolejne 6 miesięcy.
7. Wykonawca zachowuje prawo do własnego know-how, narzędzi, skryptów, bibliotek i ogólnych rozwiązań warsztatowych.

§ 10. Portfolio i poufność

1. Prawo do autopromocji. Wykonawca może prezentować zrealizowany Projekt w portfolio (w szczególności na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, ofertach i konkursach branżowych), zarówno projekty zaakceptowane, jak i odrzucone przez Zleceniodawcę, o ile stanowią autorski utwór Wykonawcy.
2. Zakres prezentacji. Obejmuje publikację logotypu, nazwy firmy, opisu procesu (Case Study) i wizualizacji efektów. Zleceniodawca wyraża zgodę na wykorzystanie opinii (referencji) udzielonych w toku współpracy w celach marketingowych Wykonawcy. Prezentacja nie obejmuje ujawniania niepublicznych danych handlowych Zleceniodawcy (np. cen, parametrów przed premierą) ani udostępniania osobom trzecim kompletnych plików Projektu.
3. Poufność współpracy. Zleceniodawca może zastrzec poufność współpracy (zakaz publikacji w portfolio). Ponieważ portfolio jest głównym narzędziem pozyskiwania klientów, zrzeczenie się prawa do prezentacji wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości +20% wartości całego zamówienia netto, o ile odrębna umowa nie stanowi inaczej.
4. Termin publikacji. Domyślnie po oficjalnym wdrożeniu przez Zleceniodawcę albo po 30 dniach od zakończenia współpracy, chyba że Strony ustalą inny harmonogram.

§ 11. Archiwizacja Projektów

1. Wykonawca nieodpłatnie przechowuje końcowe pliki wynikowe zaakceptowanego i opłaconego Projektu przez 6 miesięcy od dnia ich przekazania.
2. Po upływie tego terminu pliki mogą zostać trwale usunięte bez dodatkowego powiadomienia.
3. Wykonawca nie odpowiada za utratę plików po ich przekazaniu. Zleceniodawca wykonuje własną kopię bezpieczeństwa niezwłocznie po otrzymaniu plików.
4. Po upływie okresu bezpłatnego Zleceniodawca może wykupić przedłużenie przechowywania plików roboczych i wynikowych na kolejne 6 lub 12 miesięcy, wg cennika Wykonawcy. Opłatę należy uiścić przed upływem okresu bezpłatnego; brak wpłaty uprawnia do trwałego usunięcia plików. Każda płatna aktualizacja przedłuża archiwizację automatycznie o 6 miesięcy.

§ 12. Ochrona koncepcji i materiałów roboczych

1. Materiały Koncepcyjne. Są to wszelkie materiały, rozwiązania i informacje przedstawiane przez Wykonawcę przed udzieleniem licencji lub przeniesieniem praw zgodnie z § 9, w szczególności: analizy i rekomendacje z Warsztatu Strategicznego MTK, moodboardy, propozycje kierunków wizualnych, palety kolorystyczne, dobór typografii, szkice, makiety, projekty okładek, strony wzorcowe, wersje robocze i testowe, wizualizacje 3D i prezentacje, a także projekty odrzucone lub nieopłacone („Materiały Koncepcyjne”).
2. Materiały Koncepcyjne są utworami lub informacjami poufnymi Wykonawcy; wszelkie prawa do nich pozostają przy Wykonawcy.
3. Zleceniodawca otrzymuje Materiały Koncepcyjne wyłącznie w celu oceny i akceptacji w ramach realizacji Projektu przez Wykonawcę. Ich udostępnienie nie stanowi udzielenia licencji ani przeniesienia praw. Licencja powstaje dopiero na zasadach § 9, po zapłacie całości wynagrodzenia, i dotyczy wyłącznie plików wynikowych.
4. Zleceniodawca zobowiązuje się nie wykonywać, ani nie dopuszczać do wykonywania przez swoich pracowników, współpracowników, podmioty powiązane lub inne osoby, którym Materiały Koncepcyjne udostępnił, następujących czynności:
   a) zwielokrotniania, rozpowszechniania i publikowania Materiałów Koncepcyjnych;
   b) przekazywania ich innym wykonawcom, agencjom, grafikom, drukarniom lub innym osobom trzecim, poza osobami po stronie Zleceniodawcy niezbędnymi do wewnętrznej oceny;
   c) odtwarzania, naśladowania i „przerysowywania” ich całości lub istotnych elementów (układu, kompozycji, doboru kolorystyki i typografii, stylu stron wzorcowych, sposobu prezentacji produktów), także w innym programie lub technice, oraz zlecania takich czynności;
   d) wykorzystywania ich jako wzoru, briefu, materiału referencyjnego lub inspiracji dla projektów własnych lub zleconych osobom trzecim, w tym wprowadzania do narzędzi sztucznej inteligencji lub wykorzystywania do generowania opracowań i wariantów;
   e) wykorzystywania do jakichkolwiek celów innych niż ocena w ramach Umowy.
5. Zobowiązania z ust. 4 obowiązują bez ograniczenia czasowego, także po zakończeniu lub rozwiązaniu Umowy, po rezygnacji Zleceniodawcy, w razie nieopłacenia Projektu oraz niezależnie od tego, czy Materiały Koncepcyjne zostały zaakceptowane. Nie dotyczą one plików wynikowych w zakresie licencji udzielonej zgodnie z § 9.
6. Ochrona nie dotyczy Materiałów Zleceniodawcy, jego znaków, danych i treści, ani powszechnie znanych rozwiązań niestanowiących indywidualnej koncepcji Wykonawcy.
7. Zleceniodawca odpowiada za działania i zaniechania osób, którym udostępnił Materiały Koncepcyjne, jak za własne. Wykonawca może przekazywać Materiały Koncepcyjne w formie podglądowej (np. w obniżonej rozdzielczości, ze znakiem wodnym, bez możliwości edycji); brak takich zabezpieczeń nie oznacza zgody na korzystanie wykraczające poza ust. 3.
8. Kara umowna. W razie naruszenia ust. 4 lub 5 Zleceniodawca zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 100% wartości netto oferty za każde stwierdzone naruszenie. Wykonawca może dochodzić odszkodowania przewyższającego karę umowną na zasadach ogólnych.
9. Wykonawca może wykorzystywać Materiały Koncepcyjne w innych projektach i w portfolio, z wyłączeniem logotypów, nazw i danych Zleceniodawcy.
10. Wykonawca może dołączyć zasady niniejszego paragrafu do oferty i do podsumowania Warsztatu MTK; brak takiego dołączenia nie wpływa na obowiązywanie Regulaminu.

§ 13. Odpowiedzialność i siła wyższa

1. Łączna odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu Umowy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia netto zapłaconego przez Zleceniodawcę za Projekt, z którym wiąże się szkoda. Wykonawca nie odpowiada za utracone korzyści ani szkody pośrednie, w granicach dozwolonych prawem. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
2. Wykonawca nie odpowiada za nieosiągnięcie przez Zleceniodawcę zamierzonych efektów sprzedażowych lub marketingowych.
3. Terminy ulegają przedłużeniu, a Wykonawca nie odpowiada za opóźnienie spowodowane siłą wyższą, chorobą, awarią infrastruktury lub innymi przyczynami niezależnymi od niego. Wykonawca informuje Zleceniodawcę o takim zdarzeniu. Jeśli przeszkoda trwa ponad 30 dni, każda ze Stron może rozwiązać Umowę z rozliczeniem prac wykonanych oraz zwrotem zadatku w części przekraczającej wynagrodzenie za te prace.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Zmiany Regulaminu lub Umowy wymagają formy pisemnej lub dokumentowej (w tym wiadomości e-mail) pod rygorem nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy polskiego Kodeksu cywilnego.
3. Spory rozstrzygane są polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy dla siedziby Wykonawcy.
4. Wykonawca może korzystać z narzędzi AI w procesie koncepcyjnym (np. moodboardy, inspiracje). Projekt przekazywany jako plik produkcyjny jest wynikiem autorskiej pracy Wykonawcy i podlega ochronie zgodnie z § 9.
5. Polityka prywatności i informacje o przetwarzaniu danych osobowych (RODO) dostępne są na stronie Wykonawcy w osobnym dokumencie.
6. Uzupełnieniem Regulaminu w zakresie operacyjnym i technicznym jest Przewodnik Współpracy Grafikola, przesyłany wraz z ofertą.
7. W razie rozbieżności między ofertą a Regulaminem pierwszeństwo mają postanowienia oferty wyraźnie wskazane w niej jako odstępstwo od Regulaminu. W pozostałym zakresie obowiązuje Regulamin.
8. „Dni robocze” to dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
9. Zleceniodawca nie może przenieść praw i obowiązków z Umowy na osoby trzecie bez zgody Wykonawcy wyrażonej w formie pisemnej lub dokumentowej.
10. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
11. Komunikacja między Stronami odbywa się mailowo na adresy wskazane w ofercie i jest skuteczna z chwilą wysłania, o ile nie zwrócono wiadomości o niedoręczeniu.