
Jak zarządzać procesem projektowania katalogu produktów?
Katalogi produktów to dla firm świetny sposób na udostępnienie potencjalnym nabywcom szczegółowej listy ich zapasów. Te atrakcyjne dokumenty drukowane i cyfrowe zawierają mnóstwo obrazów, opisów i wyczerpujących szczegółów.
Dokumenty te niewątpliwie są cenne, jednak ich wytworzenie nie jest łatwe. Będziesz musiał zebrać informacje od wielu różnych interesariuszy i upewnić się, że Twój katalog jest bezbłędny, zanim trafi do druku.
Czy jesteś gotowy na podbój procesu projektowania katalogu produktów?
W tym wpisie przedstawię zwycięską strategię, której możesz użyć, aby proces projektowania katalogu produktów był prosty.
Dlaczego zarządzanie procesem projektowania katalogu produktów z udziałem wielu interesariuszy jest tak trudne?
Zanim zagłębię się w proces, który możesz zastosować przy projektowaniu katalogu produktów, przyjrzyjmy się szybko, dlaczego tak ważne jest posiadanie jasno określonego procesu.
Oto siedem powodów, dla których zarządzanie procesem projektowania może być trudne.
1. Może brakować Ci jednego pliku
Katalogi produktów to złożone dokumenty, co oznacza, że będziesz musiał zebrać informacje od wielu interesariuszy w swojej firmie. Szczegóły produktu mogą ulec zmianie, a uwagi dotyczące projektu muszą być regularnie wdrażane.
Brak scentralizowanego pliku może szybko doprowadzić do niezliczonych konfliktów i błędów. Ryzykujesz posiadaniem wielu różnych plików roboczych jednocześnie, co może powodować wiele zamieszania.
2. Długie rundy wymiany informacji między wieloma osobami
Tworząc katalog produktów, będziesz musiał zebrać opinie i uwagi od niezliczonej liczby osób. Na przykład starsi członkowie zespołu będą musieli to sprawdzić, a autorzy tekstów i członkowie zespołu ds. produktu będą musieli potwierdzić, że wszystko się zgadza.
Twój dokument będzie krążyć pomiędzy różnymi grupami, co może powodować znaczne opóźnienia i sprawić, że będziesz musiał czekać na cenne uwagi.
3. Kontrola wersji i informacje zwrotne są trudne do monitorowania
W trakcie projektu Twój zespół utworzy wiele różnych wersji katalogu. Może to stanowić wyzwanie, ponieważ członkowie Twojego zespołu pracują, przeglądają często sprzeczne wersje plików i pozostawiają nieprecyzyjne opinie.
Przejrzysty proces projektowania może pomóc Ci uniknąć tej pułapki i przeprowadzić projekt tak efektywnie, jak to możliwe.
4. Silosy informacyjne powodują blokady
Każdy członek Twojego zespołu pełni unikalną funkcję i odgrywa ważną rolę w Twoim projekcie, ale oznacza to, że wiąże się to z elementem ryzyka. Ilekroć tych osób nie będzie w biurze, stracisz ich wkład i wiedzę.
Taka sytuacja może powodować opóźnienia i błędy, dlatego niezwykle ważne jest posiadanie jasnego procesu projektowania, który uwzględnia wszelkie problemy i wąskie gardła.
5. Poszukiwanie współpracowników w celu uzyskania informacji zwrotnej
Ponieważ chcesz stworzyć naprawdę doskonały katalog produktów, musisz zaktywizować członków swojego zespołu. Każdy z nich będzie jednak miał swoje własne zadania i obowiązki, co oznacza, że mogą nie mieć czasu na oferowanie szybkich i kompleksowych recenzji.
Oznacza to, że bez odrębnego planu projektu katalogu produktów spędzisz znaczną ilość czasu na ściganiu współpracowników i proszeniu ich o opinie.
6. Umiędzynarodowienie stawia nowe wyzwania
Jeśli masz międzynarodową bazę klientów, prawdopodobnie będziesz musiał stworzyć katalog produktów w różnych językach. Może to być bardzo skomplikowane, biorąc pod uwagę, że trzeba koordynować tłumaczenia i upewnić się, że projekty uwzględniają różne długości tekstu.
Jeśli chcesz utworzyć szereg katalogów produktów jednocześnie i w różnych językach, musisz opracować mocny i zwięzły plan projektu.
7. Podróże prowadzą do przerw w procesie
Podróże służbowe cieszą się większą popularnością niż kiedykolwiek wcześniej, co oznacza, że członkowie Twojego zespołu mogą być poza biurem o różnych porach. Praca w trasie może być dla nich trudna, przez co możesz przegapić krytyczne uwagi lub uwagi dotyczące Twojego projektu.
Jednak solidny plan projektu katalogu produktów ułatwi zarządzanie tym ryzykiem i uzyskanie potrzebnych informacji zwrotnych na czas.
Kto jest zazwyczaj zaangażowany w projekt katalogu?
Teraz, gdy omówiliśmy wyzwania, którym będziesz musiał stawić czoła, omówię pokrótce kluczowe osoby i zespoły, które zazwyczaj są zaangażowane w proces projektowania katalogu produktów:
1. Kierownik projektu
Kierownik projektu z firmy tworzącej katalog odgrywa kluczową rolę w doprowadzeniu projektu do końca. Ten profesjonalista wykorzysta swoje nienaganne umiejętności zarządzania projektami i ludźmi, aby uwzględnić każdą ewentualność podczas przenoszenia katalogu w ramach przepływu pracy.
Menedżer projektu pełni rolę pomostu pomiędzy wszystkimi różnymi zainteresowanymi stronami, a ta wyjątkowa perspektywa pozwala im poprowadzić projekt do zakończenia.
2. Zespół marketingowy
Zespół marketingowy firmy wykorzystuje swoją wiedzę strategiczną przy zamawianiu katalogu i kształtowaniu jego strategii. Zespół ten odpowiada za stworzenie szeregu celów, a także za to, aby katalog był zgodny z wytycznymi marki firmy i był skutecznym elementem marketingu.
3. Własny zespół projektowy lub studio graficzne
Właściwy zespół projektowy może być zespołem wewnętrznym lub zewnętrznym (studio graficzne Grafikola.pl). Będą ściśle współpracować z zespołem marketingowym i kierownikami projektów, aby stworzyć skuteczny katalog.
Zespół projektowy działa najlepiej, gdy otrzymuje dokładne i jasne informacje zwrotne. Kierownik projektu musi bardzo ciężko pracować, aby wszystkie informacje zwrotne były jak najbardziej przejrzyste.
4. Zespół produktowy
Zespół ds. produktu będzie musiał podać rzeczywiste szczegóły katalogu i upewnić się, że wszystkie informacje w nim zawarte są dokładne. Będą także musieli odegrać ważną rolę w procesie przeglądu i zatwierdzania.
Najlepsi kierownicy projektów są w stanie ułatwić jasną komunikację pomiędzy wszystkimi różnymi grupami projektowymi, aby maksymalnie podnieść ogólną jakość produktu końcowego.
Jaki jest idealny przepływ pracy podczas projektowania katalogu?
Teraz, gdy wiemy już, dlaczego plan jest ważny i kto będzie w niego zaangażowany, przyjrzyjmy się bliżej idealnemu procesowi, który można zastosować przy projektowaniu katalogu produktów.
1. Ważne przygotowanie
Zanim na dobre rozpoczniesz pracę, możesz znacznie ułatwić sobie życie, poświęcając czas na położenie fundamentów pod swój projekt.
Na tym etapie – zdefiniujesz wszystkie niezbędne kroki przepływu pracy. Obejmują one:
- Odprawa: Zarządzanie produktem > Marketing
- Odprawa: Marketing > Projektowanie
- Zatwierdzenie: Projekt > Marketing
- Zatwierdzenie: Marketing > Produkt
- Zatwierdzenie: Produkt > Zarządzanie
2. Odprawa [Zarządzanie produktem > Marketing]
Teraz, gdy masz już odpowiednie przygotowania wstępne, Twój zespół zarządzający produktem może zainicjować projekt, dzieląc się swoimi potrzebami z marketingiem.
Zespół ds. produktu będzie musiał podać szczegółowe informacje w następujących obszarach:
- Dlaczego katalog jest potrzebny
- Co chcą osiągnąć dzięki katalogowi
- Cele projektu
- Odniesienia do innych katalogów
- Jasne i dokładne informacje o produkcie
Wszystkie te informacje należy przekazać w kompleksowym i kreatywnym briefie.
Brief kreatywny należy przekazać w sposób przejrzysty, tak aby menedżer produktu i zespół marketingowy mogli zadać wszelkie pytania.
3. Koncepcja [Marketing]
Gdy brief kreatywny zostanie dopracowany i zaakceptowany przez resztę zespołu, zespół marketingowy może zabrać się do pracy.
Członkowie zespołu marketingowego będą musieli stworzyć zwycięską koncepcję katalogu w odpowiedzi na brief kreatywny. Ich pomysły będą musiały uwzględniać wszystkie preferencje i informacje otrzymane od zespołu odpowiedzialnego za produkt.
Zespół marketingowy powinien współpracować z kierownikiem projektu, aby ustalić jasne terminy i zapewnić wykorzystanie odpowiednich dokumentów.
Po raz kolejny ważne jest, aby zespół marketingowy podzielił się ukończoną koncepcją z resztą zespołu. Zapewnia to przejrzystość i zachęca wszystkich do pozostawienia jakichkolwiek uwag lub pytań.
Pod koniec tego etapu zespół marketingowy będzie miał jasną i inspirującą koncepcję, którą będzie mógł podzielić się z utalentowanym projektantem studia graficznego, aby wszystko ruszyło.
4. Odprawa [Marketing > Projektowanie]
Na tym etapie nadszedł czas, aby zespół marketingowy przekształcił swoją wstępną koncepcję w praktyczną odprawę, którą udostępni dla projektanta ze studia graficznego.
Odprawa ta powinna zawierać wszystkie informacje otrzymane początkowo od zespołu ds. produktu i powinna łączyć praktyczne wytyczne w następujących obszarach:
- Wytyczne dotyczące projektowania
- Specyfikacje rozmiaru
- Pożądane formaty plików
- Cele projektu
W zależności od charakteru projektu i istniejących zasobów, ten krok może oznaczać współpracę z wewnętrznym zespołem lub studiem graficznym.
Po otrzymaniu odprawy zespół projektowy może zażądać wprowadzenia zmian i/lub wyjaśnień. Chcę jeszcze raz podkreślić, że najlepiej jest przeprowadzić ten krok możliwie sprawnie i przejrzyście. Dzięki odpowiednim narzędziom projektowym i wskazówkom kierownika projektu proces będzie przebiegał sprawnie.
Pod koniec tego etapu zespół ds. produktu potwierdzi ostateczny opis, a zespół projektowy przystąpi do pracy.
5. Zatwierdzenie [Projekt > Marketing]
Teraz, gdy projektant ze studia graficznego ma już dopracowaną ostateczną wersję projektu, może przystąpić do pracy nad samym projektem.
Projektant ze studia graficznego Grafikola.pl wykorzystuje swoje umiejętności, korzystając z narzędzi i technik opisanych w briefie kreatywnym dostarczonym przez dział marketingu. Jeśli w trakcie projektu będzie miał pytania, będzie mógł skorzystać z ustalonego protokołu komunikacyjnego, aby uzyskać potrzebne odpowiedzi.
Gdy zespół projektowy = studio graficzne, będzie miało już gotowy pierwszy projekt, przedstawi go zespołowi marketingowemu w celu sprawdzenia. Specjaliści ds. marketingu ocenią, czy projekt osiągnął kluczowe punkty briefu i zdecydują, jakie zmiany należy wprowadzić.
Ta pętla informacji zwrotnej będzie kontynuowana pomiędzy zespołem ds. marketingu a zespołem projektowym, dopóki nie będzie gotowa ostateczna wersja robocza, z której wszyscy będą zadowoleni. Liczba wymaganych pętli będzie oczywiście różna w zależności od projektu, ale niezwykle ważne jest przestrzeganie struktury.
6. Zatwierdzenie [Marketing > Produkt]
Gdy zespół projektowy przekaże pierwszą wersję gotowego katalogu produktów, nadszedł czas, aby zespół marketingowy wrócił do zespołu ds. produktu, żeby zebrać jego opinie.
Zespół marketingowy musi zadbać o to, aby informacje zwrotne, jakie otrzymuje od zespołu ds. produktu, były precyzyjne i dokładne, aby uniknąć nieporozumień. Z tego powodu ważne jest, aby korzystali z ustalonych narzędzi i kanałów komunikacji, więc upewnij się, że uzyskują najlepsze wyniki.
Zespół produktowy będzie musiał zwrócić szczególną uwagę na takie czynniki, jak:
- Dokładność konkretnych szczegółów produktu
- Jakość i dokładność dowolnych obrazów
Podobnie jak w przypadku poprzednich kroków, zespół ds. produktu powinien pozostawić jasną informację zwrotną, która będzie kolejno wdrażana przez zespół projektowy = studio graficzne. Ta pętla informacji zwrotnej będzie musiała trwać tak długo, jak to konieczne, dopóki zespół ds. produktu nie potwierdzi, że jest zadowolony z katalogu.
7. Zatwierdzenie [Produkt > Zarządzanie]
Gdy zespół ds. produktu będzie miał gotowy ostateczny katalog, będzie musiał przedstawić materiały dodatkowe zespołowi kierowniczemu. Ponownie ważne jest, aby zrobić to zgodnie z wytycznymi i procesami określonymi przez kierownika projektu.
Następnie zespół zarządzający dokona przeglądu katalogu. Zapewnią wytyczne na wysokim szczeblu, aby posunąć projekt do przodu i zadbają o to, aby był on doskonale dopasowany pod względem strategii. Jeśli wprowadzono jakieś zmiany, nadszedł czas, aby przekazać je zespołowi projektowemu.
Po zatwierdzeniu ostatecznej wersji przez zespół zarządzający, katalog będzie gotowy do ostatecznego druku i dystrybucji – gratulacje!
Mam nadzieję, że to bliższe spojrzenie na proces projektowania katalogu produktów pomoże Ci w możliwie najsprawniejszej realizacji projektu, a na koniec uzyskasz niesamowite rezultaty.

