Regulamin

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG PROJEKTOWYCH (OGÓLNE WARUNKI WSPÓŁPRACY) GRAFIKOLA.PL

Obowiązuje od 01.10.2025 r.

§ 1. Postanowienia wstępne

  1. Niniejszy dokument, zwany dalej „Regulaminem” lub „OWU” (Ogólne Warunki Współpracy), określa zasady świadczenia usług projektowych przez Grafikola.pl, NIP: 777-217-28-16, zwany dalej „Wykonawcą”.
  2. Klientem, zwanym dalej „Zleceniodawcą”, jest podmiot (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna) zlecający Wykonawcy realizację usług projektowych.
  3. Niniejszy Regulamin skierowany jest wyłącznie do przedsiębiorców (współpraca B2B). Wykonawca nie świadczy usług na rzecz konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu Cywilnego.
  4. Regulamin stanowi integralną część każdej umowy lub zlecenia (dalej zwanego „Umową”) zawieranego pomiędzy Wykonawcą a Zleceniodawcą, o ile Strony nie postanowią inaczej w formie pisemnej lub mailowej.
  5. Akceptacja oferty Wykonawcy lub opłacenie faktury pro forma jest równoznaczne z zapoznaniem się i pełną akceptacją niniejszego Regulaminu przez Zleceniodawcę.

§ 2. Zawarcie Umowy i Przedmiot Umowy

  1. Zawarcie Umowy następuje poprzez akceptację przez Zleceniodawcę przedstawionej przez Wykonawcę oferty oraz opłacenie zadatku na podstawie faktury pro forma.
  2. Odpowiedź Zleceniodawcy na ofertę, np. o treści „Akceptuję warunki umowy” lub „Potwierdzam zlecenie”, jest równoznaczna z zawarciem wiążącej Umowy na warunkach określonych w ofercie i niniejszym Regulaminie.
  3. Przedmiotem Umowy jest realizacja przez Wykonawcę usług projektowych, w szczególności projektów graficznych katalogów, opakowań, etykiet produktowych oraz innych materiałów marketingowych (zwanych dalej „Projektem”) , zgodnie ze specyfikacją i zakresem (np. pakietem) ustalonym w ofercie.
  4. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania wyłącznie prac wyszczególnionych w zaakceptowanym przez Zleceniodawcę zamówieniu (ofercie). Wszelkie usługi dodatkowe (np. zlecanie druku, dodatkowe wersje językowe, zmiany wykraczające poza ustaloną liczbę korekt) wymagają odrębnej wyceny i osobnego potwierdzenia przez Wykonawcę. Wykonawca zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji usług dodatkowych, nieobjętych pierwotnym zamówieniem, bez podania przyczyny.

§ 3. Wynagrodzenie i Warunki Płatności

  1. Ustalanie wynagrodzenia: Wynagrodzenie za Projekt ustalane jest indywidualnie w oparciu o aktualną Ofertę lub wybrany przez Zleceniodawcę Pakiet dostępny na stronie internetowej Wykonawcy.
  2. Podatek VAT: Wszystkie ceny podane w ofertach są cenami netto, do których należy doliczyć podatek VAT w obowiązującej stawce.
  3. Zasady płatności: Wynagrodzenie za realizację Przedmiotu Umowy płatne jest w dwóch częściach:
    • a) Zadatek: płatny na podstawie faktury pro forma przed rozpoczęciem prac, w wysokości określonej w Ofercie lub wybranym Pakiecie (zazwyczaj 50% wartości zlecenia).
    • b) Płatność końcowa: pozostała część wynagrodzenia płatna na podstawie faktury VAT po ostatecznej akceptacji Projektu, lecz przed przekazaniem plików wynikowych (produkcyjnych lub źródłowych).
  4. Charakter wpłaty (Art. 394 KC): Wpłacona kwota stanowi zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że w przypadku niewykonania umowy przez Zleceniodawcę, Wykonawca ma prawo otrzymany zadatek zachować. Zadatek ma charakter bezzwrotny i pokrywa koszty konsultacji, analizy strategicznej oraz rezerwacji terminu w kalendarzu Wykonawcy.
  5. Warunek rozpoczęcia prac: Przystąpienie do realizacji Projektu (w tym rezerwacja terminu na Warsztat Strategiczny MTK) następuje po zaksięgowaniu wpłaty zadatku na rachunku Wykonawcy. Zadatek ma charakter bezzwrotny i pokrywa koszty analizy wstępnej oraz rezerwacji terminu w kalendarzu Wykonawcy (w tym terminów na Warsztat Strategiczny MTK). Zmiana terminu warsztatu przez Zleceniodawcę na mniej niż 48h przed spotkaniem może wiązać się z utratą zadatku lub opłatą dodatkową za rezerwację nowego slotu.
  6. Termin wpłaty zadatku: Brak wpłaty zadatku w terminie 3 dni roboczych od otrzymania faktury pro forma uprawnia Wykonawcę do anulowania zarezerwowanego terminu prac.
  7. Warunek wydania plików: Warunkiem przekazania końcowych plików wynikowych oraz przeniesienia majątkowych praw autorskich do Projektu jest uregulowanie całości wynagrodzenia przez Zleceniodawcę.

§ 4. Obowiązki Stron i Materiały

  1. Obowiązki Wykonawcy: Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Projektu z należytą starannością, zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą, aktualnymi trendami oraz ustaleniami zawartymi w ofercie.
  2. Obowiązki Zleceniodawcy: Warunkiem terminowej i prawidłowej realizacji Projektu jest dostarczenie przez Zleceniodawcę kompletnych, ostatecznych i poprawnych materiałów (zwanych dalej „Materiałami”).
  3. Materiały te obejmują w szczególności (w zależności od specyfiki Projektu):
    • Wszystkie teksty w ostatecznej, sprawdzonej i zredagowanej formie (opisy, składy, dane, hasła, treści merytoryczne).
    • Specyfikację techniczną i siatkę wykrojnika (die-line) od drukarni (w formacie wektorowym) – dotyczy opakowań i etykiet.
    • Kody kreskowe (np. EAN) w formacie wektorowym.
    • Wymagane logotypy, certyfikaty, znaki (np. „bio”, „vegan”, znaki recyklingu) w odpowiedniej jakości.
    • Zdjęcia, dane techniczne, tabele itp. – dotyczy katalogów.
  4. Zleceniodawca ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność merytoryczną, językową, gramatyczną oraz prawną wszystkich dostarczonych Materiałów. Wykonawca nie jest zobowiązany do weryfikacji poprawności merytorycznej, prawnej ani do korekty (w tym ortograficznej i gramatycznej) otrzymanych tekstów.
  5. Zleceniodawca zobowiązuje się do sprawnego udzielania informacji zwrotnej (feedbacku) na poszczególnych etapach Projektu, nie później niż w ciągu 3-5 dni roboczych.

§ 5. Klauzula Pauzy Projektu i Opóźnienia

  1. Niniejszy paragraf (zwany „Pogromcą Chaosu”) reguluje sytuacje opóźnień wynikających z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy.
  2. W przypadku wstrzymania prac z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy (w szczególności z powodu braku dostarczenia kompletnych Materiałów, braku feedbacku, braku decyzji lub braku akceptacji etapów) na okres dłuższy niż 21 (dwadzieścia jeden) dni roboczych, Projekt zostaje automatycznie wstrzymany („spauzowany”).
  3. Wykonawca informuje Zleceniodawcę mailowo o wstrzymaniu Projektu.
  4. W czasie pauzy Wykonawca ma prawo podjąć inne zlecenia, a termin realizacji Projektu Zleceniodawcy ulega automatycznemu przedłużeniu o czas pauzy oraz czas potrzebny na ponowne wdrożenie się w prace (nie krótszy niż 14 dni roboczych).
  5. Opłata Reaktywacyjna: Wznowienie „spauzowanego” Projektu jest możliwe po ustaleniu nowego harmonogramu prac oraz wiąże się z koniecznością uiszczenia przez Zleceniodawcę opłaty reaktywacyjnej w wysokości 500 PLN netto. W przypadku pauzy trwającej dłużej niż 60 dni, Wykonawca ma prawo do całkowitego wypowiedzenia umowy z zachowaniem otrzymanego zadatku.
  6. Opłata ta pokrywa koszt ponownego zapoznania się z dokumentacją Projektu, analizy dotychczasowych prac i reorganizacji kalendarza pracy Wykonawcy.

§ 6. Realizacja Projektu, Poprawki i Akceptacja

  1. Terminy realizacji Projektu określone są w ofercie i są liczone w dniach roboczych od momentu łącznego spełnienia dwóch warunków: (1) zaksięgowania zadatku oraz (2) dostarczenia przez Zleceniodawcę kompletnych Materiałów (§ 4).
  2. Liczba tur poprawek wliczonych w cenę Projektu jest określona w ofercie.
  3. Jedna „tura poprawek” rozumiana jest jako jedna zbiorcza lista uwag, przesłana w jednym mailu (lub jednym dokumencie) po prezentacji danego etapu Projektu. Rozbijanie uwag na wiele maili lub zgłaszanie ich telefonicznie bez potwierdzenia mailowego nie jest traktowane jako tura poprawek.
  4. Wszelkie prace nieujęte w specyfikacji (punkcie 2. Umowy lub ofercie), w tym dodatkowe tury poprawek (wykraczające poza liczbę ustaloną w ofercie), podlegają odrębnej wycenie i akceptacji.
  5. Zmiana koncepcji: Poprawki nie obejmują zmiany fundamentalnych założeń Projektu lub projektu koncepcji „master” po jej wcześniejszej akceptacji. Zgłoszenie przez Zleceniodawcę żądania przygotowania całkowicie nowej koncepcji (po zaprezentowaniu propozycji zgodnych z briefem) jest traktowane jako nowe, odrębnie płatne zlecenie.
  6. Zleceniodawca zobowiązany jest do zgłoszenia uwag lub akceptacji Projektu w terminie 3-5 dni roboczych od jego prezentacji przez Wykonawcę. Brak odpowiedzi w tym terminie (po uprzednim przypomnieniu przez Wykonawcę) jest równoznaczny z akceptacją Projektu i uprawnia Wykonawcę do wystawienia faktury końcowej.
  7. Ostateczna akceptacja Projektu przez Zleceniodawcę (w formie mailowej) oznacza zamknięcie prac nad Projektem i jest podstawą do przygotowania plików wynikowych.

§ 7. Rezygnacja ze Zlecenia (Odstąpienie od Umowy)

  1. Z uwagi na charakter świadczonych usług (dzieła tworzone na indywidualne zamówienie, treści cyfrowe), Zleceniodawcy (jako przedsiębiorcy) nie przysługuje prawo do odstąpienia od umowy na zasadach konsumenckich (w szczególności w terminie 14 dni).
  2. W przypadku rezygnacji Zleceniodawcy po wpłaceniu zadatku, ale przed rozpoczęciem prac, zadatek nie podlega zwrotowi.
  3. W przypadku rezygnacji Zleceniodawcy z realizacji Projektu po rozpoczęciu prac przez Wykonawcę (np. po prezentacji pierwszej koncepcji Projektu), Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty za dotychczas wykonaną pracę, w kwocie nie mniejszej niż wysokość wpłaconego zadatku (50% wartości Umowy).
  4. Jeżeli na etapie rezygnacji Zleceniodawcy zakres wykonanych prac przekracza wartość zadatku (np. zrealizowano ponad 50% prac), Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia proporcjonalnego do wykonanych prac, wyliczonego na podstawie roboczogodzin Wykonawcy lub procentowego zaawansowania Projektu.
  5. Wykonawca ma prawo do odstąpienia od Umowy w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Zleceniodawcę postanowień Regulaminu, w szczególności w przypadku braku kontaktu dłuższego niż 30 dni roboczych lub braku uregulowania płatności w wyznaczonych terminach.
  6. Współpraca Stron opiera się na zasadach wzajemnego szacunku i profesjonalizmu. Wykonawca ma prawo do natychmiastowego odstąpienia od realizacji zlecenia (wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym) w przypadku rażącego naruszenia przez Zleceniodawcę zasad kultury osobistej, w szczególności: stosowania gróźb, agresji słownej, wulgaryzmów lub prób zastraszania (w tym sugerowania działań na szkodę wizerunku Wykonawcy). W takim przypadku Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty za prace wykonane do momentu odstąpienia.
  7. W przypadku rezygnacji Zleceniodawcy na dowolnym etapie po rozpoczęciu prac, Wykonawca nie jest zobowiązany do przekazania Zleceniodawcy jakichkolwiek plików, materiałów roboczych ani wyników dotychczas wykonanych prac. Wynagrodzenie (zadatek lub kwota proporcjonalna) stanowią rekompensatę za poniesione koszty i zarezerwowany czas Wykonawcy, a nie zapłatę za częściowy, niedokończony Projekt.

§ 8. Pliki Wynikowe i Odpowiedzialność za Druk

  1. Po akceptacji Projektu i uregulowaniu całości wynagrodzenia (§ 3 ust. 4), Wykonawca przekazuje Zleceniodawcy pliki produkcyjne (wynikowe).
  2. Pliki wynikowe przekazywane są w formacie zamkniętym (np. PDF, JPG), przygotowanym zgodnie ze specyfikacją techniczną otrzymaną od Zleceniodawcy.
  3. Klauzula Odpowiedzialności za Druk: Wykonawca przygotowuje pliki do druku zgodnie z najlepszą wiedzą poligraficzną oraz specyfikacją dostarczoną przez Zleceniodawcę (lub jego drukarnię).
  4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy powstałe w procesie druku (np. różnice kolorystyczne, błędy pasowania, błędne cięcie) wynikające z winy drukarni, błędnej lub niekompletnej specyfikacji technicznej dostarczonej przez Zleceniodawcę, lub zaniechania Zleceniodawcy.
  5. OBOWIĄZEK PROOF-A: Zleceniodawca jest zobowiązany do ostatecznej akceptacji wydruku próbnego (tzw. „proofa” lub „hard proofa”) bezpośrednio w drukarni przed zleceniem pełnego nakładu. Zaniechanie wykonania proofa i akceptacja druku „w ciemno” (na podstawie plików cyfrowych) odbywa się na wyłączne ryzyko Zleceniodawcy.

§ 9. Prawa Autorskie i Pliki Otwarte

  1. Przeniesienie Praw: Autorskie prawa majątkowe do końcowego, zaakceptowanego Projektu zostają przeniesione na Zleceniodawcę pod warunkiem zawieszającym, to jest z momentem uregulowania przez Zleceniodawcę pełnej kwoty wynagrodzenia (zaksięgowania wpłaty całości wynagrodzenia na rachunku Wykonawcy). Do czasu pełnej zapłaty, wszelkie prawa do Projektu pozostają przy Wykonawcy.
  2. Pola eksploatacji: Przeniesienie praw następuje na polach eksploatacji niezbędnych do korzystania z Projektu zgodnie z jego przeznaczeniem, w szczególności: druk i zwielokrotnianie, wprowadzanie do obrotu oraz publiczne udostępnianie (w tym w Internecie).
  3. Pliki Otwarte (Źródłowe): Umowa w podstawowym zakresie nie obejmuje przekazania plików otwartych/źródłowych Projektu (np. .ai, .idml, .indd, .psd). Istnieje możliwość wykupienia licencji lub przeniesienia praw do plików otwartych na zasadach odrębnej, dodatkowej wyceny.
  4. Fonty i Krzywe: Przekazanie plików otwartych nie jest równoznaczne z przekazaniem licencji na użyte w projekcie fonty. Domyślnie teksty w plikach źródłowych są zamieniane na krzywe (outline), chyba że oferta stanowi inaczej. Wykonawca nie odpowiada za brak możliwości edycji tekstów przez Zleceniodawcę w przekazanych plikach zamienionych na krzywe.

§ 10. Portfolio i Poufność

  1. Prawo do Autopromocji: Wykonawca zachowuje prawo do prezentacji zrealizowanego Projektu w swoim portfolio (w szczególności na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, ofertach oraz konkursach branżowych). Dotyczy to zarówno projektów zaakceptowanych, jak i projektów odrzuconych przez Zleceniodawcę, o ile stanowią one autorski utwór Wykonawcy.
  2. Zakres Prezentacji: Prawo do autopromocji obejmuje publikację logotypu, nazwy firmy, opisu procesu (Case Study) oraz wizualizacji efektów. Zleceniodawca wyraża zgodę na wykorzystanie opinii (referencji) udzielonych w toku współpracy w celach marketingowych Wykonawcy.
  3. Klauzula Poufności (NDA) i Wykupienie Prywatności: Zleceniodawca może zastrzec poufność współpracy (zakaz publikacji w portfolio). Ze względu na to, że portfolio jest głównym narzędziem pozyskiwania klientów przez Wykonawcę, zrzeczenie się prawa do prezentacji projektu wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości +20% wartości całego zamówienia netto (tzw. wykupienie prawa do poufności), o ile odrębna umowa nie stanowi inaczej.
  4. Termin Publikacji: Domyślnie Wykonawca publikuje projekt w portfolio po jego oficjalnym wdrożeniu przez Zleceniodawcę lub po 30 dniach od zakończenia współpracy, chyba że Strony ustalą inny harmonogram publikacji.

§ 11. Archiwizacja Projektów

  1. Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego przechowywania (archiwizacji) końcowych plików wynikowych zaakceptowanego i opłaconego Projektu przez okres 12 (dwunastu) miesięcy od dnia ich przekazania Zleceniodawcy.
  2. Po upływie tego terminu, pliki Projektu mogą zostać przez Wykonawcę trwale usunięte z nośników danych bez dodatkowego powiadomienia.
  3. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę plików przez Zleceniodawcę po ich przekazaniu. Zleceniodawca jest zobowiązany do wykonania własnej kopii bezpieczeństwa niezwłocznie po otrzymaniu plików.

§ 12. Postanowienia Końcowe

  1. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu lub Umowy wymagają formy pisemnej lub mailowej pod rygorem nieważności.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy polskiego Kodeksu Cywilnego.
  3. Wszelkie spory wynikające z Umowy będą rozstrzygane polubownie. W przypadku braku porozumienia, sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Wykonawcy.
  4. Wykonawca oświadcza, że w procesie koncepcyjnym (np. tworzenie moodboardów, inspiracji) może korzystać z narzędzi sztucznej inteligencji (AI). Końcowy projekt przekazywany jako plik produkcyjny jest wynikiem autorskiej pracy Wykonawcy i podlega ochronie prawnej zgodnie z § 9.
  5. Polityka Prywatności i informacje o przetwarzaniu danych osobowych (RODO) dostępne są na stronie Wykonawcy w osobnym dokumencie.
  6. W przypadku rozbieżności między treścią oferty a Regulaminem, pierwszeństwo mają ustalenia zawarte w ofercie.